Wil je je eigen onderneming beginnen? Neem dan contact met ons op, wij kunnen je hierin begeleiden. Hieronder vind je alvast wat boekhoudkundige tips en regelgeving voor het starten van je eigen bedrijf.
Wat hoort er allemaal bij uw administratie?
Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in elektronische vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:
•kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
•ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
•bankafschriften
•contracten, overeenkomsten en andere afspraken
•correspondentie
•software en databestanden
Veel gegevens worden eerst digitaal vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie, maar bijvoorbeeld ook om de zakelijke agenda die u bijhoudt met uw mobiele telefoon. Of de verkoopgegevens die u registreert met een kassasysteem en de administratie en delen van het bedrijfsproces (zoals verkoop via een webwinkel) die via internet gaan.
Tip!
Houd een urenadministratie bij van hoeveel uren u en eventueel uw fiscale partner aan de onderneming besteden. Sommige aftrekposten voor de inkomstenbelasting (de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek) zijn namelijk afhankelijk van het aantal uren dat u aan de onderneming besteedt.
Facturen maken
Ondernemers hebben een degelijke btw-administratie nodig. Daarbij hoort een correcte facturenadministratie. Wanneer reikt u een factuur uit en waaraan moeten uw facturen voldoen?
•U maakt een factuur voor alle goederen en diensten die u aan andere ondernemers levert. In een aantal situaties hoeft u niet te factureren.
•U vermeldt op uw factuur in elk geval de wettelijk verplichte gegevens (zie hieronder).
•U stuurt een deelfactuur bij aanbetalingen.
•U verstuurt de factuur voor de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin u hebt geleverd.
•U moet uw facturen bewaren.
Als klant van ons kantoor kunt u gratis gebruik maken van ons online factureringsprogramma.
Er gelden speciale regels als u zakendoet in het buitenland.
U vermeldt op uw facturen altijd minimaal de volgende basisgegevens:
•uw naam, adres en btw-nummer
•uw KvK-nummer (als u bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel)
•een uniek volgnummer (factuurnummer)
•de datum waarop de factuur gemaakt is
•de naam en het adres van uw afnemer
•de datum waarop, of het tijdvak waarin de goederen of diensten zijn geleverd
•het aantal geleverde goederen of diensten
•een omschrijving van de goederen of diensten die u hebt geleverd
•het btw-tarief dat u in rekening brengt
•het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
•het btw-bedrag
Digitaal factureren of op papier?
U bepaalt zelf of u uw facturen op papier of digitaal verstuurt. Een digitale factuur moet voldoen aan een extra voorwaarde: uw afnemer moet ermee akkoord gaan dat u digitaal factureert.
Als u een voorbeeldfactuur in Word wilt hebben, klik dan hier.
Hoe lang moet u uw administratie bewaren?
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Hoe lang u uw administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in uw administratie. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet u denken aan:
•het grootboek
•de debiteuren- en crediteurenadministratie
•de voorraadadministratie
•de in- en verkoopadministratie
•de loonadministratie
De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn worden deze gegevens niet meer bij u op gevraagd door de belastingdienst.
Uitzondering
In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u de gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaren.
Voor de overige gegevens kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar. Voor de basisgegevens en de overige gegevens kunt u met hen afspraken maken over:
•de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch)
•het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa)
Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd.
Let op!
De kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kunt u dus nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
(Bron: Belastingdienst dd. 03-08-2014, aan dit artikel kunnen géén rechten ontleend worden)